Shadow AI Adalah Gejala, Bukan Penyebab: Ini Solusinya

Telset.id – Shadow AI, atau penggunaan alat kecerdasan buatan tanpa izin oleh karyawan, bukanlah masalah utama di tempat kerja. Fenomena ini justru merupakan gejala dari masalah yang lebih besar, yaitu budaya kerja dan kebijakan teknologi yang gagal memenuhi kebutuhan pekerja.

Alih-alih menganggap shadow AI sebagai penyakit yang harus dibasmi dengan pelatihan atau hukuman, perusahaan perlu melihatnya sebagai sinyal bahwa ada yang salah dengan alat dan kebijakan yang ada. Jika pekerja mencari solusi sendiri, kemungkinan besar alat yang disediakan perusahaan tidak memadai atau terlalu rumit untuk digunakan.

Wawancara eksklusif dengan Shana Simmons, Chief Legal Officer Zendesk, mengungkapkan bahwa kebijakan AI seringkali gagal karena ditulis untuk pengacara, bukan untuk orang-orang yang diharapkan mengikutinya. “Jika orang tidak dapat memahami panduannya, perilaku mereka tidak akan berubah,” tegas Simmons.

Ia menambahkan bahwa kebijakan seringkali disimpan di tempat yang sulit dijangkau, seperti folder SDM yang jarang diperiksa pekerja. Solusinya adalah membuat kebijakan menjadi bagian dari antarmuka pengguna (UI), atau di tempat di mana pekerja sudah berada.

Canva, perusahaan perangkat lunak asal Australia, menerapkan pendekatan berbeda dengan memberikan otonomi penuh kepada karyawan untuk memilih model AI yang ingin digunakan. Mereka percaya bahwa pekerja belajar melalui pemecahan masalah mereka sendiri, bukan dengan “duduk mengikuti kursus tentang prompting.”

Penyebab Shadow AI: Alat yang Tidak Memadai

Simmons menekankan bahwa “kebanyakan orang ingin melakukan hal yang benar.” Penyebab paling umum dari shadow AI adalah alat yang buruk. Jika karyawan diberikan alat yang mereka butuhkan dan diinformasikan tentang aturan dengan cara yang dapat mereka pahami, masalah shadow AI seharusnya tidak lebih besar dari bentuk pelanggaran karyawan lainnya.

Jawabannya bukanlah menyetujui setiap aplikasi AI baru, tetapi memahami mengapa pengguna lebih menyukai alat tertentu. Dalam kondisi berisiko rendah, shadow AI justru bisa menjadi umpan balik yang penting, menunjukkan di mana perusahaan kekurangan dan di mana harus berinvestasi.

Literasi AI Tidak Bisa Diajarkan, Harus Dipelajari

Pelatihan saja tidak cukup efektif untuk mengembangkan kefasihan AI. Zendesk, misalnya, menemukan kesuksesan terbesar dengan memberikan waktu dan ruang kepada pekerja untuk bereksperimen dengan AI sesuai keinginan mereka. Perusahaan ini bahkan mengadakan hackathon internal untuk mendorong eksplorasi proaktif.

Canva juga menerapkan inisiatif serupa, meminta 5.300+ karyawannya untuk berhenti bekerja selama seminggu penuh dan bereksperimen dengan AI. “Kami memberi tim ruang untuk mundur, keluar dari rutinitas bisnis, dan mencoba sesuatu yang benar-benar baru,” kata juru bicara Canva.

Simmons menyimpulkan, “Pelatihan AI praktis harus melampaui kursus pengantar dan teknik prompting, serta menciptakan ruang bagi karyawan untuk benar-benar menggunakan alat tersebut di lingkungan yang aman dan terjamin.” Menguji coba alat AI dengan data sintetis, tanpa konsekuensi berbahaya, pada akhirnya menghasilkan tingkat kepercayaan diri tertinggi.

Tanggung Jawab: Perusahaan vs Karyawan

Pertanyaan tentang siapa yang bertanggung jawab untuk meningkatkan keterampilan AI juga menjadi perdebatan. Simmons percaya bahwa organisasi harus memikul beban tanggung jawab dengan memberikan akses ke alat dan peluang belajar. Perusahaan harus berpikir di luar kebiasaan dan menawarkan dukungan yang lebih luas: “bukan hanya pelatihan, tetapi juga ideasi dan eksperimentasi melalui inisiatif seperti hackathon, sandbox, dan peluang kolaborasi.”

Namun, di luar itu, sepenuhnya menjadi tanggung jawab pekerja untuk “mengambil peluang itu dan menjalankannya.” Hal ini tidak hanya untuk kepentingan organisasi, tetapi juga untuk memastikan mereka tetap relevan seiring berkembangnya dunia kerja di era AI.

Pendapat sekunder dari Canva juga mendukung hal ini: “Pengusaha memiliki kendali atas kondisi: waktu, anggaran, izin untuk bereksperimen… Karyawan memiliki kendali atas rasa ingin tahu.”

Dengan memahami bahwa shadow AI adalah gejala dari masalah sistemik, perusahaan dapat beralih dari pendekatan hukuman ke pendekatan yang lebih konstruktif. Fokusnya harus pada penyediaan alat yang tepat, kebijakan yang mudah dipahami, dan budaya yang mendorong eksperimentasi aman. Dengan cara ini, potensi AI dapat dimanfaatkan secara maksimal tanpa mengorbankan keamanan data perusahaan.

Perusahaan yang ingin sukses di era AI harus melihat fenomena Legacy of Shadow ini sebagai kesempatan untuk berbenah, bukan sebagai ancaman. Dengan pendekatan yang tepat, shadow AI bisa menjadi katalis untuk transformasi digital yang lebih efektif dan aman.